Persondatapolitik for Keflico A/S
Når du handler med os, så betror du os med dine informationer. Denne persondatapolitik er lavet for at hjælpe dig med at forstå hvilken informationer vi samler om dig og hvad vi bruger dem til. Det er vigtigt, ikke kun for sikkerheden af dine oplysninger men også for at sikre, at vi er compliant med ’General Data Protection Regulation’ (GDPR), der trådte i kraft i maj 2018.
Introduktion
Denne persondatapolitik omhandler, hvorledes vi behandler personoplysninger hos Keflico A/S og er rettet mod samarbejdspartnere, kunder, samt besøgende på vores hjemmeside. For os er det vigtigt, at vores samarbejdpartnere kan have tillid til os og være trygge ved håndtering af data.
Derfor er vi dedikeret til at beskytte data på tre måder:
- Vi stort fokus på at vurdere risici, imødegå disse gennem foranstaltninger og dermed fastholde et højt niveau af informationssikkerhed.
- Vi har stor fokus på altid at efterleve de persondataretlige regler og brugernes rettigheder, når vi behandler data.
- Vi har fastlagt egne interne etiske regler, for at sikre at vi både ud fra den enkeltes perspektiv og ud fra samfundets perspektiv bedst kan bevare den tillid, vi er blevet givet af samarbejdspartnerne, når vi behandler data.
Læs mere om dataetik i vores politik for dataetik.
Politikken er udformet således, at denne opfylder de kravene omkring oplysningspligten, som følger af Persondataforordningen. Du vil derfor ikke modtage et særskilt dokument herom.
Såfremt du har spørgsmål til persondatapolitikken, eller andre persondataretlige emner, kan du rette henvendelse på nedenstående telefonnummer eller e-mail.
Dataansvarlig
Keflico A/S
Juelstrupparken 24
9530 Støvring
info@keflico.com
+45 98 13 35 44
Vores behandling af dine personoplysninger
Vi indsamler og behandler personoplysninger på www.keflico.com på følgende vis:
- Via cookies, når du besøger vores hjemmeside.
- Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev.
- Hvis du er oprettet eller ønsker at blive oprettet som kunde på vores webshop.
Oplysningerne består af almindelige persondata, herunder:
- Dato og tidspunkt for besøg, de sider der besøges i, IP-adressen på den besøgende, geografisk placering, oplysninger om den anvendte browser og computer (type, version, operativsystem m.m.), URL fra henvisningssted m.m.).
- For kundeoprettelse opbevarer vi oplysninger som dit fulde navn, kontaktoplysninger (mail og telefon) samt virksomhedsrelation. Se mere under punktet ’På B2B Markedet’.
Indsamlingen og behandlingen af oplysningerne foretages for, at du har adgang til de dele af systemet, du ønsker herunder optimere brugeroplevelsen og driften på hjemmesiden.
På B2B markedet
- Når der indgås aftale om et kunde- eller leverandørforhold.
- Når der rettes henvendelse til kontaktpersoner hos relevante virksomheder.
Oplysningerne består af almindelige persondata, som vedrører kunde- eller leverandøradministration og eventuel markedsføring:
- Professionelle kontaktinformationer: Navn, e-mail, telefonnummer og jobtitel.
- Kundedialog når du henvender dig til os om dit kundeforhold eller andre forespørgsler.
- Produktinteresser og kampagnesegmentering.
Formål og hjemmel
- Behandling af dine køb af produkter eller serviceydelser.
- Administration af din relation til Keflico A/S.
- Tilpasning af vores kommunikation og markedsføring.
Indsamlingen og behandlingen af oplysningerne er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig og at vi kan varetage vores og dine interesser.
Tidsfrister for sletning/opbevaring
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe dette er relevant for vores forhold. Som hovedreglen for vores opbevaring er, at personoplysningerne slettes efter 5 år, eller tidligere såfremt formålet ophører. Formål vil være handelsbaseret transaktioner eller andre interaktioner, hvor det er nødvendigt med kontaktoplysninger. Vi opbevarer ingen oplysninger, du ikke allerede har givet accept til.
Vi vil lægge vægt på om der fortsat foreligger et sagligt formål eller et lovmæssigt krav, når vi skal fastlægge, hvor længe dine oplysninger vil blive opbevaret. Som eksempel herpå kan bogføringslovens regler omkring opbevaring af visse oplysninger i 5 år nævnes.
Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans.
Dine rettigheder efter persondataforordningen
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du en række rettigheder:
- Retten til at modtage oplysning om, hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
- Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
- Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
- Retten til at få dine personoplysninger slettet.
- Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
- Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
- Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).
- Retten til at tilbagetrække et samtykke.
Alle ovenstående rettigheder håndteres ved henvendelse til os (se Dataansvarlig øverst i dokumentet).
Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).
Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette uden beregning, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse.
Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.
Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet.
Oplysninger, som vi videregiver
Alle databehandlere i Keflico skal indgive en databehandleraftale og formålsbeskrivelse af datasamarbejdet, der gennemgåes af vores ansvarlige for databehandling i Keflico førend et samarbejde kan etableres og data gøres tilgængeligt.
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til uvedkommende virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Keflico A/S. Undtagelsen er i disse tilfælde:
- Med dit samtykke.
Vi kan videregive personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Keflico A/S, hvis vi har dit samtykke.
- Til ekstern databehandling.
Vi kan videregive personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.
- Af juridiske årsager.
Vi kan videregive personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
- Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
- Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
- Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
- Holde os fri fra skade, vores ansatte eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.
Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere.
Informationssikkerhed
Vi arbejder hårdt for at beskytte vores kunder mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.
Alt materiale med personoplysninger, opbevares sikret og aflåst hvad enten det er fysisk eller digitalt.
Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi vil til enhver tid samarbejde med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.
Vi vil rapportere ethvert ulovligt databrud på denne hjemmesides database eller databasen(e) for enhver af vores tredjeparts databehandlere til enhver og alle relevante personer og myndigheder inden for 72 timer efter bruddet, hvis det er åbenbart, at persondata gemt i en identificerbar måde er blevet stjålet.
Ændringer
Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke.
Retten til at få adgang og blive glemt
Kontakt os venligst, hvis du ønsker adgang til de personlige oplysninger, der er gemt i vores databaser, eller hvis du vil have dine personlige data 'slettet' fra vores databaser.
Vi vil svare uden unødig forsinkelse (og under alle omstændigheder inden for en måned fra modtagelsen af din anmodning, selvom dette kan forlænges i vanskelige tilfælde).
Når et privatlivsspørgsmål eller adgangs-/downloadanmodning modtages, har vi et dedikeret team, som tester kontakterne og søger at løse den specifikke bekymring eller forespørgsel, som du har.
Spørgsmål
Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende privatlivspolitikken eller databehandlingen, eller hvis du ønsker at indgive en klage over et muligt brud på lokale love om beskyttelse af personlige oplysninger, bedes du kontakte os:
Keflico A/S
Juelstrupparken 24
9530 Støvring
info@keflico.com
+45 98 13 35 44